Задача: для крупной государственной логистической компании требовалось заложить фундамент цифровизации. Необходимо было провести информационное обследование деятельности Центра единого сервиса (ЦЕС), формализовать и описать его бизнес-процессы, разработать целевую функциональную архитектуру и написать Техническое задание (ТЗ) для последующей автоматизации в строгом соответствии с ГОСТ 34ХХХХ.

Решение: проведено комплексное информационное обследование, включающее интервью с ключевыми сотрудниками и анализ внутренних регламентов. На основе полученных данных:
1. разработан иерархический Реестр бизнес-процессов ЦЕС в соответствии с методологией APQC, что позволило классифицировать все виды деятельности;
2. детально описаны ключевые процессы на двух уровнях: в нотации IDEF0 и BPMN 2.0 (для моделирования исполняемых workflow, включая роли, события и документооборот);
3. разработана Функциональная архитектура будущей IT-системы, определяющая основные модули и принципы их взаимодействия;
4. на основании всей собранной и проанализированной информации составлено Техническое задание на автоматизацию в полном соответствии с требованиями ГОСТ 34.XXXX, что гарантировало его понятность и юридическую значимость для государственного заказчика.

Полезность и результат:

· формирование единой концепции: Заказчик получил целостную, концептуально понятную и согласованную стратегию автоматизации, устранившую разрозненность в понимании процессов между подразделениями;
· повышение эффективности подготовки закупок: Разработанный пакет документации (Реестр, модели процессов, Архитектура, ТЗ) был использован в качестве официальной основы для проведения открытого тендера, максимально конкретизировав требования к исполнителю;
· снижение рисков проекта: Детальное предпроектное обследование и формализация требований минимизировали риски непонимания, доработок и выхода за бюджет на этапе внедрения;
· создание основы для интеграции: Функциональная архитектура и описание процессов были заточены на будущую интеграцию ЦЕС с внешними системами, обеспечивая развитие цифровой экосистемы компании.

Задача: создать единую систему контроля за ходом строительства, сроками и бюджетом десятков объектов в разных регионах. Обеспечить прозрачность взаимодействия с подрядчиками и ускорить согласования.

Решение: внедрена платформа ELMA для управления полным циклом строительства — от проектирования до сдачи в эксплуатацию. Что сделано:
1. создан единый цифровой контур для всех объектов с онлайн-дашбордами;
2. автоматизированы процессы согласования проектной и сметной документации между ведомствами;
3. внедрен регламентированный цифровой документооборот с подрядчиками (акты, отчеты, фотофиксация).

Полезность и результат:

· сроки согласования изменений в проектах сокращены на 40% за счет автоматизации маршрутов;
· оперативность подготовки отчетов для надзорных органов выросла в 3 раза;
· более 200 контрольных задач ежедневно управляются в системе;
· достигнута полная прозрачность расходования бюджетных средств и хода строительства;
· внедрение позволило перевести управление федеральной программой на качественно новый уровень — от идеи до сдачи объекты стали полностью управляемыми и контролируемыми.

Задача: создать единую, прозрачную и эффективную систему управления закупками для всей группы компаний. Критически важно было не просто внедрить новую IT-платформу, но и обеспечить бесшовную интеграцию с существующими учетными системами (ERP), перенести актуальные данные о контрактах и поставщиках, а также автоматизировать ключевые сквозные процессы — от планирования потребности до приемки и оплаты.

Решение: разработана и внедрена Единая Цифровая Платформа Закупок (ЕЦПЗ) на базе ELMA365. Реализация включала:
1. автоматизация процессов: Унификация и цифровизация полного цикла закупок — от заявки на потребность до исполнения контракта, с учетом специфики разных подразделений (закупка запчастей для подвижного состава, услуг по ремонту инфраструктуры, IT-оборудования и т.д.);
2. интеграция данных в едином контуре: Обеспечен двусторонний обмен данными с корпоративной ERP-системой (номенклатура, финансовые лимиты), системой управления материально-техническим обеспечением (МТО) и реестром контрактов;
3. создание профиля поставщика: Внедрен единый реестр контрагентов с интеграцией проверок (ФНС, Росфинмониторинг) и системой оценки их исполнения (рейтинг на основе качества поставок, сроков). Данные о поставщиках из старых систем были консолидированы и очищены;
4. прозрачные процедуры и аналитика: Все этапы закупочных процедур (запросы котировок, конкурсы, единственный поставщик) стали проводиться в системе с электронным документооборотом, цифровой подписью и полным аудитом действий.

Полезность и результат:

· повышение экономической эффективности: Консолидация спроса и повышение конкуренции позволили достичь снижения закупочных расходов на 7-12% по ключевым товарным группам в первый год эксплуатации системы;
· скорость и управляемость: Сокращение среднего цикла закупки на 30% за счет автоматизации согласований, устранения ручного ввода данных и четких регламентов;
· полная прозрачность и контроль: Руководство компании получило единый инструмент онлайн-мониторинга всех закупок в группе компаний, что минимизировало регуляторные и репутационные риски;
· эффективность работы сотрудников: Специалисты закупочных подразделений и инициаторы заявок перешли на работу в едином, понятном цифровом интерфейсе, что сократило операционную нагрузку и количество ошибок.

Задача: упростить и ускорить взаимодействие клиентов с компанией, предоставив им привычные каналы связи (мессенджеры), а также разгрузить операторов. Бот должен был предоставлять актуальную информацию, запрашивая её из внутренних систем заказчика в реальном времени.

Решение: на базе ELMABot создан интеллектуальный чат-бот, интегрированный:
1. во внешние мессенджеры: Telegram и WhatsApp;
2. во внутренний портал компании на ELMA;
3. во внутренние бизнес-системы заказчика через защищённое API для получения live-данных (статусы, информация и т.д.).

Бот обучен отвечать на частые запросы, автоматизируя типовые сценарии.

Полезность и результат:

· клиентский опыт 24/7: Клиенты получают мгновенные ответы в удобном мессенджере в любое время суток;
· разгрузка сотрудников: До 40% типовых запросов решаются ботом автоматически, позволяя сотрудникам сконцентрироваться на сложных задачах;
· единый источник истины: Бот всегда предоставляет данные напрямую из операционных систем, минимизируя риски ошибок из-за устаревшей информации.

Практические выводы для компании

Интеграция как стандарт: Современная цифровая платформа (такая как ELMA) не существует изолированно. Её максимальная ценность раскрывается при глубокой и безопасной интеграции с другими элементами IT-ландшафта компании (старые системы, облачные сервисы, мессенджеры).

Задача: обеспечить сотрудникам и партнёрам безопасный и удобный доступ к корпоративному порталу на ELMA 365 без необходимости создания и запоминания отдельных учётных записей. Требовалось использовать уже существующую централизованную систему управления пользователями (мастер-ключ).

Решение: разработан и внедрён механизм безопасной интеграции (на основе стандартных протоколов) между ELMA 365 и мастер-системой заказчика. Реализована функция единого входа (Single Sign-On, SSO), при которой аутентификация происходит в центральной системе, а ELMA 365 автоматически предоставляет доступ с соответствующими правами.

Полезность и результат:

· повышение безопасности: Устранение дублирования учётных записей и централизованное управление доступом;
· удобство для пользователей: Исключение необходимости запоминать multiple паролей, мгновенный доступ ко всем разрешённым ресурсам;
· снижение нагрузки на IT: Автоматизация процессов создания и блокировки учётных записей в ELMA 365 на основе данных из мастер-системы.

Задача: обеспечить плавный переход бизнес-процессов с локальной платформы ELMA3 на облачную ELMA 365 с полным сохранением архивов документации. Критически важно было перенести не только файлы, но и их иерархическую структуру (папки), а также полную историю версий каждого документа.

Решение: выполнена комплексная интеграция для двустороннего обмена данными. Реализован специальный механизм переноса, который обеспечил:
· точное воссоздание дерева каталогов и папок в новой системе;
· корректный перенос всех версий документов с сохранением атрибутов (автор, дата изменения, комментарий);
· целостность связей между документами и карточками бизнес-процессов.

Полезность и результат:

· непрерывность бизнеса: Миграция прошла без потери исторических данных и остановки операционной деятельности;
· сохранение корпоративной памяти: Полная история изменений документов осталась доступной для анализа и аудита;
· эффективность работы: Сотрудники получили доступ к знакомой структуре документов в современной облачной среде.